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Dématérialisation de facture : les bons points

Aujourd’hui pour payer votre facture vous le faites souvent avec une interface simple et intuitive sur internet et cela se fait en un clic !

La facturation électronique est un moyen idéal pour sécuriser et automatiser des processus (factures fournisseurs et clients) souvent chronophages et à faible valeur ajoutée.

Les lacunes des factures en  papier

Le plus gros problème du traitement manuel des factures consomme un temps précieux et des ressources :

La saisie des données : elle est assez lente dans l’administration et ennuyeuse puisque vous devez la rédiger vous-même.

Vérification des données : avec la facturation, la partie la plus importante à contrôler est la sécurité, les factures internet sont plus sûres car vous pouvez avoir une méthode unique d’enregistrement pour le paiement ou un accès au portail client, de plus la signature numérique est unique et personnelle, difficilement dupliquée.

Rapprochement avec les commandes : dans le processus de facturation utilisant papier il y a trop de papier nécessaire et trop de documents à signer ce qui nécessite le rapprochement avec les commandes comme faire ceci ou faire cela.

Gestion des litiges : comme la fraude est plus facile sur papier, vous pouvez avoir un cas où vous étiez sûr d’avoir payé mais n’avez pas reçu le document qui l’atteste, les litiges sont plus fréquents.

Répondre aux multiples appels des fournisseurs qui réclament leurs factures, ce qui représente une charge importante pour l’entreprise et peut entraîner un ralentissement des livraisons.

Pourquoi la facturation dématérialisée est importante ?

Objectif zéro papier ! Cette solution permet de dématérialiser les factures au format EDI ou PDF (y compris PDF signé), et donc de supprimer les coûts de traitement et d’archivage des documents papier.

 

Les factures électroniques obtenues sont ensuite affichées dans des fichiers structurels (format EDI) accompagnés d’une liste récapitulative créée automatiquement dans le cadre d’un processus de démonstration ou dans des fichiers PDF avec une signature électronique certifiée.

 

Si cela s’avère nécessaire (contrôle interne, contrôle fiscal, etc.), un module spécial constitue un ensemble de factures selon différents critères (dates de facteurs, factures, etc.).

 

Vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités du système de facturation électronique, tandis que nous nous chargeons du suivi et des relations techniques avec vos clients et/ou fournisseurs. Si vous préférez une solution sur site, celle-ci est disponible dans votre licence.

Ainsi, une industrie n’a plus besoin de papier et le client bénéficie d’un service plus intelligent et plus rapide. En outre, il n’y a plus de frais de paperasse et tout cela est bon pour l’environnement, même Mère Nature est heureuse !

 

Avantages pour les clients

 

Des paiements plus souples

quand vous sortez pour payer une facture, vous devez prendre la somme nécessaire et faire la queue, la plupart du temps ce n’est pas une chose naturelle que vous faites automatiquement ou naturellement, vous devez même le planifier et parfois vous êtes fatigué par le fait que vous devez vous déplacer parce que vous vous sentez déjà assez occupé avec votre travail et vos affaires de famille

 

Des coûts de traitement de votre facture 2 fois moins élevés

Puisque c’est une facturation automatisée, la dématérialisation coûte moins cher à l’entreprise et à vous ! Vous vous affranchissez des frais de transport et du temps d’attente, le procédé est réputé rendre le paiement de votre facture plus rapide et moins coûteux, vous pouvez même mettre en place un paiement automatique avec votre carte de crédit.

 

Un allègement des opérations administratives et financières

Depuis que de nombreuses personnes adoptent la facturation électronique, les administrations bénéficient d’un peu de délivrance et les files d’attente sont moins nombreuses, et sont là pour d’autres choses comme des documents qui ne nécessitent pas autant d’attente.

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