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5 raisons d’investir dans un logiciel de documentation des exportations

Cet article présente les cinq raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises investissent dans un logiciel d’exportation et l’utilisent. Si vous êtes hésitant et que vous essayez de déterminer si un logiciel d’exportation est un investissement rentable, jetez un coup d’œil aux informations ci-dessous. J’espère qu’elles vous aideront à prendre une décision en toute connaissance de cause.

 

  1. Assurez la cohérence au sein de votre entreprise

Les entreprises exportatrices qui n’ont pas mis en place un logiciel de documentation et de conformité des exportations ont souvent une procédure plutôt désordonnée pour créer leurs documents d’exportation. Elles peuvent utiliser des modèles Word ou Excel, ce qui implique de saisir les mêmes données à plusieurs reprises et de faire beaucoup de copier-coller. Ces processus prennent beaucoup de temps et sont fastidieux.

J’ai récemment parlé avec une entreprise qui utilisait un logiciel de comptabilité pour créer ses listes de colisage, un autre logiciel pour produire des connaissements, et un autre encore pour  des factures commerciales. Ils utilisaient des modèles trouvés en ligne pour d’autres documents comme les certificats d’origine, et ils comptaient sur leurs transitaires pour leur fournir des lettres d’instructions de l’expéditeur, qu’ils remplissaient ensuite à la main.

Le fait d’utiliser trois logiciels différents et d’avoir plusieurs sources pour leurs autres documents d’exportation rend le processus plutôt désorganisé, incohérent et potentiellement peu fiable.

Imaginez plutôt que vous disposiez d’un seul logiciel pour produire tous vos documents d’exportation et que la base de données soit partagée entre plusieurs postes de travail, de sorte que les employés puissent facilement consulter et modifier les documents d’exportation préparés par d’autres si nécessaire.

D’un simple clic, vous pouvez extraire d’une base de données les informations relatives à vos contacts et à vos produits pour chaque envoi, et ces informations seront automatiquement ajoutées à tous les documents pour lesquels elles sont nécessaires, avec le formatage approprié. Il vous suffit d’entrer les informations une fois pour toutes, et le tour est joué.

 

  1. Réduire le temps nécessaire à la création des documents d’exportation

Le fait de disposer d’un système unique pour tous vos documents d’exportation standard réduira le temps nécessaire à leur création. Nos clients affirment qu’ils peuvent produire leurs documents jusqu’à cinq fois plus vite qu’avec les méthodes traditionnelles, comme l’utilisation de modèles. Ils y parviennent parce qu’un logiciel comme le nôtre est spécialement conçu pour éliminer la saisie de données redondantes.

Le logiciel vous permet de saisir les informations communes à plusieurs documents sur un seul écran, plutôt que de devoir retaper les mêmes informations à plusieurs reprises pour chaque document.

 

  1. Améliorez l’exactitude de vos documents d’exportation

Les méthodes de saisie manuelle des données, comme l’utilisation de modèles Word ou Excel, sont sujettes aux erreurs. Plus vous tapez, plus vous risquez de faire une faute de frappe. Ces erreurs peuvent retarder votre envoi, vous empêcher d’être payé à temps ou vous causer des problèmes avec les douanes.

L’automatisation de vos procédures d’exportation à l’aide d’un logiciel d’exportation diminue considérablement le nombre de saisies à effectuer, ce qui réduit les erreurs et, par conséquent, les maux de tête pour vous et vos clients.

 

  1. Restez au fait de l’évolution des réglementations en matière d’exportation

Les réglementations en matière d’exportation sont en constante évolution. Les données requises sur les documents d’exportation, les codes de classification des produits   et les meilleures pratiques du secteur sont en constante évolution. Il peut être difficile d’essayer de se tenir au courant de l’évolution de l’environnement réglementaire.

Heureusement, les logiciels peuvent vous aider à cet égard surtout ceux  qui sont constamment mis à jour pour refléter les changements de réglementation et l’évolution des meilleures pratiques.

 

  1. Surveillez votre processus d’exportation

Notre logiciel de gestion import-export comprend un journal des envois qui sert de liste de contrôle que vos utilisateurs peuvent suivre pour chaque envoi. Les étapes de la liste de contrôle peuvent être personnalisées en fonction des procédures de conformité à l’exportation propres à votre entreprise. Vous pouvez ainsi vérifier que chaque étape est respectée et contrôler qui a fait quoi pour chaque envoi.

 

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